Met de komst van Windows Vista en Office 2007 zijn we niet alleen een aantal programma’s rijker, er zijn ook een paar nieuwe bestandsformaten geïntroduceerd. Eén daarvan is xps, een nieuw formaat om uw documenten met behoud van opmaak met anderen te delen. Een geduchte concurrent voor pdf van Adobe?
Xps is de afkorting van XML Paper Specification, een nieuw documentformaat waarmee u documenten met behoud van opmaak kunt verspreiden. Dit houdt in dat u een xps-document naar iemand anders kunt mailen en dat die – zonder te beschikken over de originele lettertypen en het programma waarmee het gemaakt is – een exacte afdruk kan maken. Op dit moment staat xps nog in de kinderschoenen, maar dat gaat de komende jaren hoogstwaarschijnlijk wel veranderen. Een goede reden dus om deze nieuweling eens nader te bekijken.
Wat zijn de verschillen met pdf?
Net als het reeds bestaande pdf – een afkorting van Portable Document Format – van Adobe kunnen xps-documenten met behoud van opmaak worden verspreid. Pdf bestaat al bijna 25 jaar en is met name binnen de grafische industrie dé standaard om documenten en drukwerk digitaal uit te wisselen. In tegenstelling tot xps (dat op dit moment alleen geschikt is voor Windows) kan een pdf ook op een Apple- of Linux-computer worden gemaakt en bekeken.
Een ander groot verschil is dat xps statisch is. Dat wil zeggen dat de gebruiker naast het bekijken en afdrukken niet veel meer kan doen met xps-bestanden. Pdf-documenten kunnen daarentegen wel dynamisch worden gemaakt. Dit betekent dat er formulieren in kunnen worden opgenomen die gebruikers mogen invullen, of dat er knoppen, animaties en zelfs films in pdf-documenten worden verwerkt.
Naast Adobe, de uitvinder van pdf, zijn er tientallen andere softwaremakers die allerlei programma’s op de markt brengen waarmee er meer mogelijk wordt met pdf. Vergeleken met pdf staat xps op dit moment dus in de kinderschoenen.
Waarom een nieuw formaat?
De XPS-viewer
De XPS-Viewer – onderdeel van Microsoft XPS Essentials Pack – is de tegenhanger van de Acrobat Reader van Adobe. Het bevat een aantal handigheidjes waarmee u meer kunt halen uit dit bestandsformaat. Zo kunt u zoeken naar een woord of (gedeelte van) een zin of,,door het invoeren van een paginanummer, direct springen naar die sectie in het document. Daarnaast kunt u door middel van het wieltje op uw muis of Ctrl + en Ctrl – in- en uitzoomen.
Het zal ook mogelijk worden uw xps-documenten digitaal te ondertekenen en machtigingen in te stellen. Dat wil zeggen dat u bepaalt wanneer en door wie uw xps’en gelezen mogen worden
Microsoft wil zelf een standaard bieden om documenten op een universele manier en zonder problemen met lettertypen en plaatjes te kunnen verspreiden. Het bedrijf gebruikt hier liever een eigen methode voor dan te moeten aankloppen (lees: betalen) bij pdf-uitvinder Adobe. Hierdoor is xps op dit moment in tegenstelling tot pdf geheel gratis te gebruiken. Microsoft promoot bovendien xps bij fabrikanten van hardware en hoopt dat er apparaten verschijnen die standaard het xps-formaat ondersteunen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een draagbaar scherm om digitale boeken en tijdschriften te lezen. U kunt het wat dat betreft het beste vergelijken met wma (Windows Media Audio), dat net als mp3 een manier is om muziekbestanden te verkleinen tot eentiende van het originele formaat. Microsoft had kunnen kiezen voor mp3 maar heeft zelf wma bedacht om niet afhankelijk te zijn van derden.
Hoe kan ik xps-documenten bekijken?
Als u op dit moment Windows Vista hebt dan kunt u probleemloos xps-documenten openen. Dit gebeurt in Internet Explorer.
Voor mensen die Windows XP gebruiken zijn er twee mogelijkheden. U kunt Microsoft .NET Framework 3.0 downloaden, een bibliotheek met gereedschap die door allerlei programma’s worden gebruikt. Hierin zit ook een tool dat ervoor zorgt dat u xps-documenten ? net zoals in Vista ? in Internet Explorer kunt bekijken. Handiger is het om het Microsoft XPS Essentials Pack te downloaden en te installeren. Hiermee krijgt u een losse XPS-viewer om uw xps-documenten te bekijken. Beide tools vindt u op www.microsoft.com/whdc/xps/viewxps.mspx.
Waar vind ik xps-documenten?
Op dit moment zijn xps-documenten vooral op Microsoft.com te vinden. Een goed voorbeeld hiervan is de Windows Vista Product Guide. De verwachting is dat als Windows Vista en Office 2007 voet aan de grond krijgen, het gebruik van xps steeds meer gemeengoed zal worden. De kans is groot dat over een paar jaar handleidingen, boekjes en ook facturen naast pdf ook in xps zullen zijn te downloaden.
Hoe kan ik zelf xps-documenten maken?
Ook direct bewaren naar pdf?
Toen Microsoft aankondigde om met een eigen variant te komen op het pdf-formaat was Adobe niet erg blij; te meer omdat eerder was gemeld dat vanuit Office 2007 direct naar het reeds bekende pdf-formaat kon worden bewaard. Voor Office 2007 is daarom alsnog een plugin uitgebracht waarmee u van documenten een pdf kunt bakken. U vindt deze op Microsoft.com (zoeken op save as pdf).
Wilt u in Windows XP of met een oudere Office-versie kunnen opslaan naar pdf? U kunt dan de pdf-maker Acrobat aanschaffen of gebruik maken van gratis alternatieven zoals PDF4Free of PDFCreator.
Beschikt u reeds over Windows Vista? Dan hoeft u niets te doen. Wanneer u echter met Windows XP werkt, moet u eerst het Microsoft XPS Essentials Pack downloaden en installeren. Dit vindt u op www.microsoft.com/whdc/xps/viewxps.mspx. Een xps-document maken gaat als volgt:
1. Start uw tekstverwerker of fotobewerker en open het document dat u als xps wilt opslaan.
2. Ga vervolgens naar Bestand, Afdrukken en kies als printer Microsoft XPS Document Writer.
3. Klik op OK en geef in het venster dat verschijnt de naam en de locatie aan waar het document moet worden opgeslagen.
4. Uw xps wordt gemaakt en even later wordt hij geopend in de xps-viewer.
Wordt xps uiteindelijk de opvolger van pdf?
Nee, het is eerder te verwachten dat beide standaarden naast elkaar zullen blijven bestaan. Pdf zal ook de komende jaren dé standaard blijven binnen de grafische industrie. Xps is met name interessant voor ‘alledaagse’ documenten zoals elektronische facturen en brieven. En omdat Microsoft de xps-technologie gratis ter beschikking stelt kan iedereen zonder kosten zijn huidige documenten direct bewaren in xps-formaat.
Bron: Computer Idee
