Wordt het xps of pdf?

Met de komst van Windows Vista en Office 2007 zijn we niet alleen een aantal programma’s rijker, er zijn ook een paar nieuwe bestandsformaten geïntroduceerd. Eén daarvan is xps, een nieuw formaat om uw documenten met behoud van opmaak met anderen te delen. Een geduchte concurrent voor pdf van Adobe?

Xps is de afkorting van XML Paper Specification, een nieuw documentformaat waarmee u documenten met behoud van opmaak kunt verspreiden. Dit houdt in dat u een xps-document naar iemand anders kunt mailen en dat die – zonder te beschikken over de originele lettertypen en het programma waarmee het gemaakt is – een exacte afdruk kan maken. Op dit moment staat xps nog in de kinderschoenen, maar dat gaat de komende jaren hoogstwaarschijnlijk wel veranderen. Een goede reden dus om deze nieuweling eens nader te bekijken.

Wat zijn de verschillen met pdf?

Net als het reeds bestaande pdf – een afkorting van Portable Document Format – van Adobe kunnen xps-documenten met behoud van opmaak worden verspreid. Pdf bestaat al bijna 25 jaar en is met name binnen de grafische industrie dé standaard om documenten en drukwerk digitaal uit te wisselen. In tegenstelling tot xps (dat op dit moment alleen geschikt is voor Windows) kan een pdf ook op een Apple- of Linux-computer worden gemaakt en bekeken.
Een ander groot verschil is dat xps statisch is. Dat wil zeggen dat de gebruiker naast het bekijken en afdrukken niet veel meer kan doen met xps-bestanden. Pdf-documenten kunnen daarentegen wel dynamisch worden gemaakt. Dit betekent dat er formulieren in kunnen worden opgenomen die gebruikers mogen invullen, of dat er knoppen, animaties en zelfs films in pdf-documenten worden verwerkt.
Naast Adobe, de uitvinder van pdf, zijn er tientallen andere softwaremakers die allerlei programma’s op de markt brengen waarmee er meer mogelijk wordt met pdf. Vergeleken met pdf staat xps op dit moment dus in de kinderschoenen.

Waarom een nieuw formaat?

De XPS-viewer

De XPS-Viewer – onderdeel van Microsoft XPS Essentials Pack – is de tegenhanger van de Acrobat Reader van Adobe. Het bevat een aantal handigheidjes waarmee u meer kunt halen uit dit bestandsformaat. Zo kunt u zoeken naar een woord of (gedeelte van) een zin of,,door het invoeren van een paginanummer, direct springen naar die sectie in het document. Daarnaast kunt u door middel van het wieltje op uw muis of Ctrl + en Ctrl – in- en uitzoomen.
Het zal ook mogelijk worden uw xps-documenten digitaal te ondertekenen en machtigingen in te stellen. Dat wil zeggen dat u bepaalt wanneer en door wie uw xps’en gelezen mogen worden

Microsoft wil zelf een standaard bieden om documenten op een universele manier en zonder problemen met lettertypen en plaatjes te kunnen verspreiden. Het bedrijf gebruikt hier liever een eigen methode voor dan te moeten aankloppen (lees: betalen) bij pdf-uitvinder Adobe. Hierdoor is xps op dit moment in tegenstelling tot pdf geheel gratis te gebruiken. Microsoft promoot bovendien xps bij fabrikanten van hardware en hoopt dat er apparaten verschijnen die standaard het xps-formaat ondersteunen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een draagbaar scherm om digitale boeken en tijdschriften te lezen. U kunt het wat dat betreft het beste vergelijken met wma (Windows Media Audio), dat net als mp3 een manier is om muziekbestanden te verkleinen tot eentiende van het originele formaat. Microsoft had kunnen kiezen voor mp3 maar heeft zelf wma bedacht om niet afhankelijk te zijn van derden.

Hoe kan ik xps-documenten bekijken?

Als u op dit moment Windows Vista hebt dan kunt u probleemloos xps-documenten openen. Dit gebeurt in Internet Explorer.
Voor mensen die Windows XP gebruiken zijn er twee mogelijkheden. U kunt Microsoft .NET Framework 3.0 downloaden, een bibliotheek met gereedschap die door allerlei programma’s worden gebruikt. Hierin zit ook een tool dat ervoor zorgt dat u xps-documenten ? net zoals in Vista ? in Internet Explorer kunt bekijken. Handiger is het om het Microsoft XPS Essentials Pack te downloaden en te installeren. Hiermee krijgt u een losse XPS-viewer om uw xps-documenten te bekijken. Beide tools vindt u op www.microsoft.com/whdc/xps/viewxps.mspx.

Waar vind ik xps-documenten?

Op dit moment zijn xps-documenten vooral op Microsoft.com te vinden. Een goed voorbeeld hiervan is de Windows Vista Product Guide. De verwachting is dat als Windows Vista en Office 2007 voet aan de grond krijgen, het gebruik van xps steeds meer gemeengoed zal worden. De kans is groot dat over een paar jaar handleidingen, boekjes en ook facturen naast pdf ook in xps zullen zijn te downloaden.

Hoe kan ik zelf xps-documenten maken?

Ook direct bewaren naar pdf?

Toen Microsoft aankondigde om met een eigen variant te komen op het pdf-formaat was Adobe niet erg blij; te meer omdat eerder was gemeld dat vanuit Office 2007 direct naar het reeds bekende pdf-formaat kon worden bewaard. Voor Office 2007 is daarom alsnog een plugin uitgebracht waarmee u van documenten een pdf kunt bakken. U vindt deze op Microsoft.com (zoeken op save as pdf).
Wilt u in Windows XP of met een oudere Office-versie kunnen opslaan naar pdf? U kunt dan de pdf-maker Acrobat aanschaffen of gebruik maken van gratis alternatieven zoals PDF4Free of PDFCreator.

Beschikt u reeds over Windows Vista? Dan hoeft u niets te doen. Wanneer u echter met Windows XP werkt, moet u eerst het Microsoft XPS Essentials Pack downloaden en installeren. Dit vindt u op www.microsoft.com/whdc/xps/viewxps.mspx. Een xps-document maken gaat als volgt:
1. Start uw tekstverwerker of fotobewerker en open het document dat u als xps wilt opslaan.
2. Ga vervolgens naar Bestand, Afdrukken en kies als printer Microsoft XPS Document Writer.
3. Klik op OK en geef in het venster dat verschijnt de naam en de locatie aan waar het document moet worden opgeslagen.
4. Uw xps wordt gemaakt en even later wordt hij geopend in de xps-viewer.

Wordt xps uiteindelijk de opvolger van pdf?

Nee, het is eerder te verwachten dat beide standaarden naast elkaar zullen blijven bestaan. Pdf zal ook de komende jaren dé standaard blijven binnen de grafische industrie. Xps is met name interessant voor ‘alledaagse’ documenten zoals elektronische facturen en brieven. En omdat Microsoft de xps-technologie gratis ter beschikking stelt kan iedereen zonder kosten zijn huidige documenten direct bewaren in xps-formaat.

Bron: Computer Idee



Onderhoud aan uw harde schijf

Harde schijven worden sneller, groter, goedkoper maar zorgen ook voor steeds meer leed wanneer het misgaat. Voor ons een reden om dit apparaat te onderwerpen aan een grondige keuring.

Wist u dat de harde schijf onlangs zijn vijftigste verjaardag heeft mogen vieren? Het eerste model had 5 MB opslagruimte, het formaat van een flinke vrieskast en kostte maar liefst 10.000 euro. In de jaren die volgden werden harde schijven kleiner, sneller, goedkoper en konden ze meer gegevens bevatten. Inmiddels is het normaal als u een harde schijf van 160 GB of meer in uw pc hebt. En dat zelfs dit al snel te weinig is, daar kijkt niemand gek van op. De pc-winkel verkoopt vandaag de dag al modellen van 500 GB. De harde schijf is hét opslagmedium geworden voor al uw belangrijke en minder belangrijke gegevens. Gaat uw schijf nu kapot, dan bent u waarschijnlijk het haasje; foto’s, films, muziekbestanden, e-books, e-mailberichten, tekstdocumenten, werkstukken en mogelijk nog veel meer persoonlijke zaken, ze zijn voorgoed verdwenen. Kortom: uw harde schijf dient u met zorg uit te kiezen, op de juiste manier in gebruik te nemen en in topconditie te houden.

Onder de loep

Een harde schijf of harddisk is niets anders een aantal schijven (platters) die op een as zitten en met een kleine tussenruimte op elkaar gestapeld zijn. De schijven bevatten een speciale magnetische laag waarop u – net als bij een diskette – gegevens kunt bewaren. Het beschrijven en lezen gebeurt met een speciale kop die aan een armpje is bevestigd. Een klein motortje laat het armpje van binnen naar buiten over de schijf gaan en weer terug. Aangezien een harddisk bestaat uit verscheidene schijven is het nodig om meerdere koppen te gebruiken. Iedere schijf kan zowel aan de onder- als bovenkant worden gebruikt; als er vier schijven in een harddisk zitten, zijn hiervoor dus in totaal acht koppen nodig. De elektronica in de harde schijf zorgt ervoor dat alle platters zich als één groot opslagmedium gedragen.

Kiezen & installeren

Wilt u een nieuwe schijf aanschaffen, dan kunt u aan de hand van de volgende keuzes snel bepalen welke schijf u moet hebben.

PC of notebook?
Harde schijven zijn er in diverse maten, en dan bedoelen we de behuizing. In pc’s worden modellen gebruikt met een grootte van 3,5 inch. Notebooks hebben schijven van 2,5 inch of zelfs kleiner. De nog kleinere schijfjes (1 inch of 0,8 inch) worden vooral in draagbare mediaspelers toegepast. Geef bij de aanschaf van een harde schijf dan ook aan waarvoor deze is bedoeld en neem bij twijfel uw pc of notebook mee naar de winkel.

Systeem- of dataschijf?
Zoekt u een nieuwe harde schijf om Windows op te installeren (een zogeheten ‘bootdisk’) of hebt u meer opslagcapaciteit nodig? In het eerste geval komt u zeker uit bij een model dat u moet inbouwen in de behuizing. In het tweede geval kunt u waarschijnlijk ook prima uit de voeten met een extern model dat op de usb-poort wordt aangesloten. Dat scheelt weer een hoop schroefwerk.
In sommige gevallen hebt u weinig te kiezen, bijvoorbeeld omdat er in de pc geen ruimte meer is voor een extra harde schijf of omdat u niet over genoeg usb-poorten beschikt voor het aansluiten van een externe harde schijf. Ruimte maakt u door een oude harde schijf te vervangen of door een extra insteekkaart aan te schaffen waarop u extra interne of externe harde schijven kunt aansluiten.

Pata of sata?
Voor een interne harddisk zijn er momenteel twee soorten aansluitingen: serial ata (afgekort sata) en parallel ata (pata), een nieuwe naam voor de oudere ide-standaard. Nieuwe pc’s beschikken over beide soorten aansluitingen maar we raden u aan om te kiezen voor een sata-schijf die eenvoudiger is te configureren vergeleken met pata. Bij oudere pc’s beschikt u over het algemeen alleen over pata-aansluitingen. Ook wanneer u met behulp van een losse behuizing een externe harde schijf wilt bouwen, zult u veelal een harde schijf van dit type moeten winkelen.

Tot slot: wanneer u een harde schijf koopt, zorg er dan voor dat u een exemplaar meekrijgt dat in een verzegeld zakje is opgeborgen. Dan weet u zeker dat deze niet afkomstig is uit een andere pc. Het inbouwen en aansluiten van een harde schijf zal – zeker wanneer dit een sata of extern exemplaar is – weinig tot geen problemen opleveren. Een slimme buurman of de pc-winkel zullen u graag van dienst zijn als u er zelf liever niet aan begint.

Partitioneren en formatteren

Een nieuwe harde schijf installeren houdt helaas niet op bij het correct instellen en aansluiten ervan. De pc, of wat preciezer: het besturingssysteem, kan er namelijk nog helemaal niets mee. De schijf moet eerst worden ingedeeld. Dat houdt zowel het zogenoemde formaat in – waarover meer in het kader Fat32 versus ntfs – als het aantal partities (meestal zichtbaar als stationsletters) dat u aan de schijf wilt koppelen. Dat laatste is belangrijk, omdat het tamelijk lastig is de gekozen indeling achteraf te wijzigen.

Een veel gekozen indeling is een systeempartitie met Windows en een datapartitie voor de documenten. Zo blijven het relatief statische besturingssysteem en de snel veranderende eigen bestanden keurig van elkaar gescheiden. Computerleveranciers werken daarnaast vrijwel zonder uitzondering met een extra partitie, waarop een backup staat van het gehele systeem. Aan dat gedeelte van de harde schijf is geen stationsletter toegekend, waardoor het niet zichtbaar is in Windows Verkenner. Hebt u een tweede harde schijf gekocht, dan hoeft die uiteraard niet te worden voorzien van Windows. U kunt deze dan – door Windows XP – simpelweg in partities laten opdelen en aansluitend formatteren.

Het indelen van een nieuwe harde schijf in partities doet u de eerste keer tijdens het installeren van Windows XP met behulp van het installatieprogramma. Extra schijven die u na de installatie aansluit, partitioneert en formatteert u door in het Configuratiescherm te kiezen voor Prestaties en Onderhoud, Systeembeheer, Computerbeheer, Opslag, Schijfbeheer. De mogelijkheden om achteraf partities te veranderen zijn binnen Windows zeer beperkt. Software als Partition Magic van Symantec kan veel meer, maar kost extra geld. Een interessant gratis alternatief is Partition Logic, dat u vindt op www.partitionlogic.org.uk. Wanneer een harde schijf een mechanisch probleem krijgt, dan zullen waarschijnlijk alle partities op dezelfde harde schijf onleesbaar worden. Gebruik voor het maken van een backup dan ook altijd een partitie die zich op een andere harddisk bevindt.

Images en backups

Na het installeren van Windows en de gewenste software is het systeem als het goed is nog lekker snel. Dat daar door intensief gebruik gaandeweg de klad in komt, hoeven we u natuurlijk niet meer te vertellen. Verstandig is het daarom nog voordat het eerste mailtje is getypt, een image te maken van de gehele systeempartitie. Zo’n image is een exacte kopie en bevat niet alleen alle bestanden die op de betreffende partitie staan, maar ook de gegevens over de exacte fysieke locatie van die bestanden. Dat is met name belangrijk voor bestanden die betrekking hebben op het starten van het besturingssysteem. Een image bestaat uit een of meerdere grote bestanden, die u kunt bewaren op een andere partitie of harde schijf. Helaas is er geen gebruiksvriendelijke gratis software te vinden voor dit doel. True Image van Acronis en Norton Ghost zijn uitstekende programma’s, maar verre van voor nop.

Een image is zonder meer handig, maar allerminst noodzakelijk. Het maken van backups van uw eigen bestanden zou echter vanzelfsprekend moeten zijn. Het kost bovendien helemaal niets, afgezien van een heel klein beetje tijd. Binnen Windows XP is vooral de map Documents and Settings van belang. Alles wat u of wie dan ook op uw pc schrijft, leest, bekijkt, maakt en beluistert staat in deze map. U doet er verstandig aan om wekelijks een kopietje te maken van deze map op een andere partitie of bijvoorbeeld een dvd-rw. Er zijn talloze (gratis) programma’s te vinden die een dergelijke taak geheel automatisch voor hun rekening nemen, zoals SyncBack (www.partitionlogic.org.uk) of Cobian Backup (www.educ.umu.se/~cobian).

Let op dat bij het terugzetten van een image alle bestanden op de betreffende partitie worden overschreven met de versies die er stonden ten tijde van het maken van de image. Later toegevoegde bestanden, zoals uw eigen documenten, worden rücksichtslos overschreven. Een regelmatig bijgewerkte, aanvullende backup van uw eigen bestanden is ook hier noodzakelijk!

Weg is weg?

‘Weet wat u wist’ luidt de gevatte tekst op een van de T-shirts van de FAQman. Hoe lollig ook, het lachen vergaat u snel wanneer u echt belangrijke zaken te snel of per ongeluk hebt verwijderd. Dan is het goed te weten dat u niet alleen bent in uw geklungel, computergebruikers zijn en blijven immers ook maar mensen. Op internet wemelt het dan ook van de hulpmiddelen om verloren gewaande bestanden terug te krijgen. Zoals altijd varieert de kwaliteit ervan enorm, maar met pc Inspector File Recovery (www.pcinspector.de) en Handy Recovery (www.handyrecovery.com) komt u vast een heel eind. Garanties dat u alles ongeschonden terugvindt zijn niet te geven, maar zo’n tweede kans is toch maar mooi meegenomen.

Defragmenteren

Niet alleen uw eigen bestanden hebben hun plekje op de harde schijf, ook het besturingssysteem en de geïnstalleerde software gebruiken de schijf intensief voor het al dan niet tijdelijk bewaren van allerhande gegevens. De tijdelijke bestanden laten naderhand lege schijfruimte achter, die weer beschikbaar is voor nieuwe bestanden. Die nieuwe bestanden zijn soms kleiner, maar ook vaak groter dan de achtergelaten ruimte. In dat geval worden de bestanden verdeeld over meerdere lege plekken. Dat proces heet fragmentatie en leidt op termijn tot een tragere pc. Het bij elkaar rapen van een bestand dat over vijf willekeurige stukken is verdeeld gaat nu eenmaal langzamer dan een bestand dat uit één stuk bestaat.

Om de gefragmenteerde bestanden weer bij elkaar op de schijf te zetten bestaat er defragmentatiesoftware. Deze verkwikkende opknapbeurt voor uw harde schijf activeert u door in Windows Verkenner met de rechtermuisknop te klikken op het gewenste station en dan op Eigenschappen, tabblad Extra en Nu defragmenteren. Afhankelijk van de fragmentatiegraad kan de klus enkele minuten tot enkele uren in beslag nemen, maar die tijd neemt sterk af bij het regelmatig uitvoeren ervan.

Schijf kapot

Niets heeft het eeuwige leven, dat geldt zeker ook voor uw harde schijf. Het blijft mechanica en dus slijt het. Toch is de kans klein dat zich binnen de levensduur van uw pc grote problemen voordoen die het gevolg zijn van een falende harde schijf. Allereerst is het belangrijk om onderscheid te maken tussen beschadigde bestanden en fysieke beschadigingen. Doordat toepassingen voortdurend data wegschrijven, kan het gebeuren dat een bestand nog niet volledig is weggeschreven terwijl een proces abrupt wordt gestopt of vastloopt. Bij het wegvallen van de netspanning is de kans daarop zelfs uiterst groot. Onvolledige bestanden staan wel geregistreerd, maar de locatie en de grootte ervan klopt niet met Windows’ administratie. Afhankelijk van het type bestand kan dit leiden tot foutmeldingen of zelfs weigerende programma’s.
Aangezien deze gemankeerde bestanden vaak bedoeld waren als tijdelijk, kunnen ze maar beter helemaal worden verwijderd. Het onderdeel Foutcontrole biedt uitkomst. Klik daarvoor in de Windows Verkenner met de rechtermuisknop op het gewenste station en kies Eigenschappen, tabblad Extra, Nu controleren.

Naast de mogelijkheid eventueel aangetroffen fouten automatisch te corrigeren, biedt dit hulpmiddel de optie te zoeken naar beschadigde sectoren en deze te repareren. Dat type fouten is een stuk ernstiger dan de genoemde beschadigde bestanden, omdat het fysieke schade aan de harde schijf betreft. Met het ‘repareren’ ervan wordt eigenlijk bedoeld het grondig trachten te lezen van eventueel aanwezige gegevens in het beschadigde gebied en gevonden data elders op de harde schijf schrijven. De rotte plekken worden vervolgens als onbruikbaar gemarkeerd en door Windows verder genegeerd. Zelfs als het lukt de gegevens te redden en te verhuizen naar veiliger oorden, is het zaak een harde schijf met beschadigde sectoren spoedig te vervangen. Windows XP meldt dit ook bij het starten en dat is zeker geen advies om in de wind te slaan, want onherstelbaar verlies van uw gegevens kan in dit stadium een kwestie zijn van dagen. In het ergste geval start Windows helemaal niet meer en moet u met kunst en vliegwerk redden wat er dan nog te redden valt.

Moderne harde schijven beschikken over S.M.A.R.T. (Self-Monitoring, Analysis and Reporting Technology) een techniek die er voor moet zorgen dat mogelijke problemen in een vroeg stadium worden gedetecteerd en automatisch worden gecorrigeerd. U dient dit echter in het Bios in te schakelen. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw moederbord.

Gegevens overzetten

Als u een haperende of te klein geworden schijf wilt vervangen, wilt u natuurlijk zo snel mogelijk verder kunnen werken met uw eigen documenten, foto’s, Favorieten, mailtjes en noem maar op. Daarvoor zijn ruwweg twee mogelijkheden. Windows XP heeft speciaal voor dit doel de wizard Bestanden en instellingen overzetten in huis. Die vindt u door te klikken op Start, Alle programma’s, Bureau-accessoires, Systeemwerkset. De wizard verzamelt uw gegevens, parkeert ze ergens en zet ze over op het nieuwe systeem. Nadat de gegevens zijn verzameld en tijdelijk op bijvoorbeeld een usb-stick gezet, is de oude schijf niet meer nodig. Let er wel op dat met name foto’s en videobestanden enorm veel ruimte innemen, zodat u die wellicht beter eerst handmatig kunt veilig stellen. Op een cd-r of dvd-r bijvoorbeeld.
Deze kant-en-klare oplossing van Windows heeft als nadeel dat u op de nieuwe harde schijf eerst weer Windows en alle gewenste programma’s moet installeren, voordat u de bewaarde instellingen kunt terugzetten. Alles bij elkaar bent u er toch maar mooi een aantal uren zoet mee. Aanzienlijk sneller is het om een kloonprogramma te gebruiken, zoals het gratis HDClone, dat u kunt downloaden op www.miray.de/download/sat.hdclone.html. Wel zult u daarvoor de nieuwe harde schijf tijdelijk tegelijk met de oude moeten aansluiten op uw pc. Bij gebruik van de gratis versie van HDClone moet de nieuwe schijf bovendien groter zijn dan de oude, maar dat zal nauwelijks een beperking zijn. Het programma werkt buiten Windows om, en draait vanaf diskette, cd of dvd. Na het overzetten is de nieuwe schijf een letterlijke kopie van de oude, zodat uw pc daarvan gewoon kan starten alsof er niets is gebeurd.

Eerst grondig wissen, dan afdanken

Uw oude schijf bevat uw gehele verzameling bestanden en afhankelijk van hoezeer u aan uw privacy bent gehecht, wilt u waarschijnlijk niet dat Jan en alleman er met uw gegevens vandoor kan gaan. Verwijderen van de bestanden is niet genoeg, ook niet als de prullenbak daarna wordt geleegd. Zelfs formatteren van de harde schijf geeft geen enkele garantie dat er daarna niets meer is te vinden. Maar hoe voorkomt u dan wel dat u als hoofdonderwerp bij Peter R. de Vries in de uitzending terechtkomt? U kunt natuurlijk de harde schijf omsmelten of de slijptol erin zetten. Minder draconisch maar even grondig gaat het met speciaal voor dit doel gemaakte software. Eraser (www.heidi.ie/eraser/download.php) is bijzonder geschikt en nog gratis ook. Het overschrijft herhaaldelijk alle gebieden van de harde schijf om alle sporen grondig uit te wissen, waarna zelfs gespecialiseerde bedrijven er niets meer mee kunnen. Pas dan kunt u uw schijf veilig inleveren bij de computerwinkel of ijzerhandelaar.

Bron: Computer Idee